Privacybeleid

1. Wie zijn wij

Zyntric ("wij", "ons") is een B2B sales automation platform dat sales-teams helpt bij het automatiseren van e-mail outreach en prospect-beheer. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via ons platform worden verwerkt.

Contactgegevens:
E-mail: support@zyntric.io
Platform: zyntric.io

2. Welke gegevens verwerken wij

2.1 Accountgegevens (gebruikers)

• Naam, e-mailadres, wachtwoord (gehasht)
• Organisatienaam en bedrijfsgegevens
• E-mailaccountkoppeling
• Betalingsgegevens (verwerkt door een gecertificeerde betalingsprovider)

2.2 Prospect-gegevens

• Naam, functietitel, zakelijk e-mailadres
• Bedrijfsnaam, sector en locatie
• Publiek beschikbare bedrijfsinformatie
• Status in het sales-proces
• Notities van gebruikers

2.3 Communicatiegegevens

• E-mailberichten verstuurd en ontvangen via het platform
• AI-gegenereerde berichttemplates

2.4 Gebruiksgegevens

• Inlogmomenten en sessiegegevens
• Campagne-activiteit en prestaties
• Gebruik van AI-functionaliteiten

3. Grondslag en doeleinden

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen (Art. 6 AVG):

• Uitvoering van de overeenkomst: Om onze dienst te leveren aan onze gebruikers (account, campagnes, berichten versturen).
• Gerechtvaardigd belang (zakelijke prospects): Voor het benaderen van zakelijke beslissers namens onze klanten (Art. 6 lid 1 sub f AVG). Wij benaderen uitsluitend zakelijke e-mailadressen in een B2B-context, in lijn met de bedrijvenuitzondering van Art. 11.7 Telecommunicatiewet. Elke e-mail bevat een afmeldmogelijkheid en een afmelding wordt direct en permanent verwerkt. De bijbehorende belangenafweging is intern gedocumenteerd en opvraagbaar.
• Gerechtvaardigd belang (platform): Voor het verbeteren van ons platform, beveiliging, en fraudepreventie.
• Toestemming: Voor het plaatsen van niet-essentiële cookies en het versturen van marketingcommunicatie.
• Wettelijke verplichting: Voor het bijhouden van financiële administratie en het voldoen aan belastingwetgeving.

4. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: Zolang het account actief is, plus maximaal 90 dagen na beëindiging.
• Prospect-gegevens: Tot maximaal 12 maanden na de laatste activiteit. Daarna worden de persoonsgegevens automatisch geanonimiseerd, tenzij de gebruiker ze eerder laat verwijderen.
• Communicatiegegevens: Worden samen met de bijbehorende prospect geanonimiseerd, dus uiterlijk 12 maanden na de laatste activiteit.
• Financiële gegevens: 7 jaar conform fiscale bewaarplicht.
• Logbestanden: Maximaal 90 dagen.

5. Derde partijen (sub-verwerkers)

Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde sub-verwerkers om onze dienst te kunnen leveren. Gegevens worden uitsluitend gedeeld voor zover noodzakelijk, onder verwerkersovereenkomsten en/of EU Standard Contractual Clauses (SCC's). Ons platform en onze database draaien in een datacenter in Amsterdam; documentopslag en foutmonitoring staan eveneens op Europese servers.

Een volledig overzicht van onze sub-verwerkers is op verzoek beschikbaar via support@zyntric.io.

6. Cookies

Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

• Essentiële cookies: Noodzakelijk voor het functioneren van het platform (bijv. authenticatie-token). Deze kunnen niet worden uitgeschakeld.
• Functionele cookies: Onthouden je voorkeuren zoals taalinstellingen en cookie-consent.

Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies. Er worden geen gegevens gedeeld met advertentienetwerken.

7. Jouw rechten

Op grond van de AVG (GDPR) heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: Je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
• Recht op rectificatie: Je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: Je kunt verzoeken om je gegevens te verwijderen.
• Recht op beperking: Je kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: Je kunt je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Stuur je verzoek naar support@zyntric.io. Wij reageren binnen 30 dagen.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS)
• Veilig opgeslagen wachtwoorden middels industrie-standaard hashing
• Tokengebaseerde authenticatie met automatische sessieverloping
• Bescherming tegen misbruik en overbelasting van het platform
• Gecontroleerde e-mailverzendlimieten ter bescherming van afzenderreputatie

9. Klachten

Als je een klacht hebt over hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via support@zyntric.io. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP): autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Bij substantiële wijzigingen informeren wij onze gebruikers per e-mail. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.