Privacybeleid

1. Wie zijn wij

Zyntric ("wij", "ons") is een recruitment automation platform dat recruiters helpt bij het automatiseren van e-mail outreach en kandidaatbeheer. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via ons platform worden verwerkt.

Contactgegevens:
E-mail: support@zyntric.io
Platform: zyntric.io

2. Welke gegevens verwerken wij

2.1 Accountgegevens (recruiters)

• Naam, e-mailadres, wachtwoord (gehasht)
• Organisatienaam en bedrijfsgegevens
• E-mailaccountkoppeling
• Betalingsgegevens (verwerkt door een gecertificeerde betalingsprovider)

2.2 Kandidaatgegevens

• Naam, functietitel, e-mailadres
• Bedrijfsnaam en locatie
• Geüploade CV's en documenten
• Status in het recruitmentproces
• Notities van recruiters

2.3 Communicatiegegevens

• E-mailberichten verstuurd en ontvangen via het platform
• AI-gegenereerde berichttemplates

2.4 Gebruiksgegevens

• Inlogmomenten en sessiegegevens
• Campagne-activiteit en prestaties
• Gebruik van AI-functionaliteiten

3. Grondslag en doeleinden

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen (Art. 6 AVG):

• Uitvoering van de overeenkomst: Om onze dienst te leveren aan recruiters (account, campagnes, berichten versturen).
• Gerechtvaardigd belang: Voor het verbeteren van ons platform, beveiliging, en fraudepreventie.
• Toestemming: Voor het plaatsen van niet-essentiële cookies en het versturen van marketingcommunicatie.
• Wettelijke verplichting: Voor het bijhouden van financiële administratie en het voldoen aan belastingwetgeving.

4. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: Zolang het account actief is, plus 30 dagen na opzegging.
• Kandidaatgegevens: Maximaal 1 jaar na laatste activiteit, tenzij de recruiter deze eerder verwijdert.
• Communicatiegegevens: Zolang de campagne actief is, plus 90 dagen na afronding.
• Financiële gegevens: 7 jaar conform fiscale bewaarplicht.
• Logbestanden: Maximaal 90 dagen.

5. Derde partijen (sub-verwerkers)

Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde sub-verwerkers om onze dienst te kunnen leveren. Gegevens worden uitsluitend gedeeld voor zover noodzakelijk. Met alle partijen zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten en waar van toepassing EU Standard Contractual Clauses (SCC's).

Een volledig overzicht van onze sub-verwerkers is op verzoek beschikbaar via support@zyntric.io.

6. Cookies

Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

• Essentiële cookies: Noodzakelijk voor het functioneren van het platform (bijv. authenticatie-token). Deze kunnen niet worden uitgeschakeld.
• Functionele cookies: Onthouden je voorkeuren zoals taalinstellingen en cookie-consent.

Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies. Er worden geen gegevens gedeeld met advertentienetwerken.

7. Jouw rechten

Op grond van de AVG (GDPR) heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: Je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
• Recht op rectificatie: Je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: Je kunt verzoeken om je gegevens te verwijderen.
• Recht op beperking: Je kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: Je kunt je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Stuur je verzoek naar support@zyntric.io. Wij reageren binnen 30 dagen.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS)
• Veilig opgeslagen wachtwoorden middels industrie-standaard hashing
• Tokengebaseerde authenticatie met automatische sessieverloping
• Bescherming tegen misbruik en overbelasting van het platform
• Gecontroleerde e-mailverzendlimieten ter bescherming van afzenderreputatie

9. Klachten

Als je een klacht hebt over hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via support@zyntric.io. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP): autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Bij substantiële wijzigingen informeren wij onze gebruikers per e-mail. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.